2.4 Fax-Telefonbücher anlegen und Fax-Empfänger eintragen

• Fax-Empfänger in ein Outlook-Adressbuch eintragen.
• Fax-Empfänger in ein E-Mail-Adressbuch eintragen.
• Fax-Telefonbuch anlegen
• Fax-Empfänger in Fax-Telefonbuch eintragen
• Reihenfolge der Adressbücher einstellen

Fax-Empfänger in ein Outlook-Adressbuch eintragen

Um einen neuen Kontakt zu erstellen:
 Wechseln Sie in den gewünschten Kontakte-Ordner und öffnen Sie über das Menü „Datei - Neu - Kontakt“ einen neuen Kontakt.

oder, um einen bestehenden Kontakt anzupassen:
 Wechseln Sie in den gewünschten Kontakte-Ordner, und öffnen den vorhandenen Kontakt.

 Tragen Sie nun in einem der für Faxnummern vorgesehenen Felder - in diesem Beispiel im Feld „Fax geschäftl.“ - die Faxnummer des Kontaktes ein.

Der Kontakt steht Ihnen nun als Faxempfänger über das Outlook-Adressbuch zur Verfügung:

Fax-Empfänger in ein E-Mail-Adressbuch eintragen

Faxempfänger können Sie  in ein bereits bestehendes Adressbuch eintragen, in dem E-Mail-Empfänger gespeichert sind.

 Öffnen Sie über das Menü „Extras - Adressbuch“ das Fenster „Adressbuch“.

Oder, wenn Sie gerade ein Fax versenden und den Empfänger ins Adressbuch eintragen möchten:
 Öffnen Sie im Sendefenster über die Schaltfläche „An“ das Fenster „Adressbuch“.

 Öffnen Sie über das Menü „Datei - Neuer Eintrag“ bzw. über die Schaltfläche „Neuer Eintrag“ das Fenster „Neuer Eintrag“.

 Wählen Sie unter  „Eintrag einfügen“, das Telefonbuch, in das der Empfänger eingetragen werden soll.

 Wählen Sie im oberen Listenfeld „Andere Adresse“

 Öffnen Sie mit „OK“ folgendes Fenster:

Button „Sendeoptionen“ siehe unter  „So versenden Sie ein Fax zu einem späteren Zeitpunkt“.

Public Fax Telefonbuch anlegen:

 Öffnen Sie im MS-Outlook-Hauptfenster über das Menü „Extras - Adressbuch“ das Fenster „Adressbuch“.

 Öffnen Sie im Fenster „Adressbuch“ über das Menü „Datei - Neuer Eintrag“ das Fenster „Neuer Eintrag“:

 Wählen Sie unter „Eintrag einfügen“ neben der Option „In“ den Eintrag „Telefonbücher“ und bestätigen Sie mit „OK“.

Es öffnet sich folgendes Fenster, in dem Sie ein neues Telefonbuch anlegen können:

 Geben Sie neben „Bezeichnung“ einen Namen für das neue Telefonbuch ein (höchstens 30 Zeichen). 

Telefonbuch-Rechte vergeben:

Da dieses Telefonbuch zentral auf dem Public Fax Server gespeichert wird, können Sie nun Zugriffsrechte (nur Lesen, Ändern, Benutzung erlaubt, etc.) an folgende Personengruppen vergeben:

• Eigentümer: Eigentümer des Telefonbuchs (im Normalfall sind Sie das selbst). Angezeigt wird der Login-Name.

• Gruppe: in Public Fax eingetragene Benutzergruppe

• Andere: alle anderen Public Fax-Benutzer

 Wählen Sie die Karteikarte, auf der Sie Rechte vergeben möchten.

Für den Eigentümer sind automatisch alle Rechte vergeben. Sie können Rechte für die Gruppe, die Sie eingetragen haben, und/oder für alle Public Fax-Benutzer vergeben.

Folgende Zugriffsrechte können Sie vergeben:

Hinweis: Wenn Sie Zugriffsrechte vergeben, wird empfohlen, das Zugriffsrecht „Lesen“ immer zu vergeben.
Wenn Sie für ein Telefonbuch z.B. das Zugriffsrecht „Benutzen“ vergeben, das Recht „Lesen“ dagegen nicht, können die von Ihnen berechtigten Benutzer die Telefonbucheinträge zwar verwenden, aber das Telefonbuch nicht einsehen. 
Ein berechtigter Public Fax-Benutzer kann in diesem Fall beim Versenden eines Dokuments einen Empfängernamen aus diesem Telefonbuch, das er nicht sieht, als Empfänger eintragen. Die Telefonnummer des Empfängers wird dann automatisch ermittelt.

Ebenso kann ein ein berechtigter Public Fax-Benutzer Dokumente an eine Empfängergruppe versenden, die Einträge aus diesem Telefonbuch enthält.

 Wählen Sie neben „Eigentümer“ bzw. „Gruppe“ den Public Fax-Benutzer bzw. die Gruppe, für die Sie Rechte vergeben möchten.

 Vergeben Sie die Zugriffsrechte und klicken Sie auf „Übernehmen“.

 Schließen Sie das Fenster „Eigenschaften von Neuer Eintrag“ über „OK“.

Fax-Empfänger in Fax-Telefonbuch eintragen

So tragen Sie Faxempfänger in ein Public Fax-Adressbuch ein:

 Öffnen Sie über das Menü „Extras - Adressbuch“ das Fenster „Adressbuch“.

Oder, wenn Sie gerade ein Fax versenden und den Empfänger ins Adressbuch eintragen möchten:
 Öffnen Sie im Sendefenster über die Schaltfläche „An“ das Fenster „Adressbuch“.

 Öffnen Sie über das Menü „Datei - Neuer Eintrag“ bzw. über die Schaltfläche „Neuer Eintrag“ das Fenster „Neuer Eintrag“.
 Wählen Sie unter „Eintrag einfügen“, das Fax-Telefonbuch, in das der Empfänger eingetragen werden soll.

 Öffnen Sie mit „OK“ folgendes Fenster:

Reihenfolge der Adressbücher einstellen

  Wählen Sie in MS Outlook im Menü „Extras“ - „Adressbuch“.

  Wählen Sie im Menü des Fensters Adressbuch „Extras“ - „Optionen“.

Unter „Diese Adressliste zuerst anzeigen“ können Sie das Telefonbuch wählen, das zuerst angezeigt werden soll, wenn Sie beim Versenden einer Nachricht über die Schaltfläche „An“ eine Adresse wählen.

Im unteren Listenfeld können Sie einstellen, in welchem Adressbuch zuerst nach der Empfängeradresse gesucht werden soll.

Wenn Sie sehr viele Faxe versenden und Ihre Faxempfänger in Public Folder-Telefonbüchern verwalten, ist es sinnvoll, im unteren Listenfeld als erstes das meistbenutzte Public Folder-Telefonbuch anzugeben. In diesem Fall können Sie im Sendefenster einfach nur die Faxnummer eingeben und können die Syntax [FAX:faxnummer] außer acht lassen. (Siehe Faxe versenden).
Stellen Sie das Adressbuch ein, das zuerst angezeigt werden soll.

  Wählen Sie über die Schaltfläche „Hinzufügen“ die Adressbücher, in denen nach Empfängeradressen gesucht werden soll.

  Bringen Sie die Adressbücher über die Pfeiltasten rechts vom Listenfeld in die richtige Reihenfolge.

  Schließen Sie das Fenster Dienste mit „OK“.

  Starten Sie anschließend MS Outlook neu, um die Einstellungen zu speichern.