2.2 Wie erstellen Sie ein Faxdokument?

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, ein Dokument zu erstellen, das Sie als Fax aus MS Outlook versenden:

Dokument in einem Textverarbeitungsprogramm erstellen

 

Normalerweise erstellen Sie ein Fax-Dokument in Ihrer gewohnten Textverarbeitung oder auch z.B. einem Grafikprogramm.
Sie gestalten das Fax nach Ihren Wünschen.

 


So legen Sie das Dokument in das MS Outlook-Sendefenster, damit es als Fax versendet werden kann: 

 

Über Datei - Senden an - Mailempfänger

  Wählen Sie in einer MS Windows-Anwendung (z.B. MS Word) im Menü „Datei“ die Option „Senden an... Mail-Empfänger (als Anlage)“.

Es öffnet sich ein Fenster „Nachricht“. Das Dokument ist als Anhang beigefügt und wird z. B. als Symbol *.doc angezeigt.

  Geben Sie neben An die Faxadresse an und klicken Sie auf  „Senden“. 

oder:

Über Datei - Drucken - FAX MAPI Printer:

  Wählen Sie im Menü Datei: „Drucken“ und wählen Sie den Drucker „FAX MAPI Printer“.

Es öffnet sich ein Sendefenster. Das Dokument ist als Anlage beigefügt und wird als Symbol Fax Image angezeigt. Wenn Sie hier eine Faxadresse eingeben, wird es als Fax versendet.


Falls über diese Vorgehensweisen nicht das Sendefenster von Outlook angezeigt wird, überprüfen Sie bitte die Windows-Einstellung für das Standard E-Mail-Programm:

  Öffnen Sie in der Systemsteuerung die Internetoptionen. Auf der Registerkarte „Programme“ wählen Sie nun bitte „Outlook“ in dem Feld E-Mail.

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Nachricht im Mail-Client schreiben

 


Wie in einer E-Mail können Sie im Fenster „Unbenannt - Nachricht“ Text schreiben und diesen ggf. formatieren. 


Wenn Sie diese Nachricht an eine Faxadresse senden, wird der Text, so wie er formatiert ist, intern in das Faxformat umgewandelt und kommt beim Empfänger als Fax an. Für formatierte Faxe verwenden Sie hier bitte nicht das Outlook HTML Format, da die Umwandlung in den meisten Fällen nicht das gewünschte Ergebnis zeigen wird (Bilder werden z.B. als Anhang verstanden und dadurch nach dem Text eingefügt). Bei Verwendung des Rich-Text-Formates gilt diese Einschränkung nicht.

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Bestehendes Faxdokument ergänzen

 


Ein Faxdokument in einem Ihrer Ordner können Sie ergänzen (kurze Mitteilung schreiben, Textstelle markieren, stempeln, etc.), bevor Sie es versenden (siehe „Faxdokument ergänzen“).

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Dokument einscannen

In Papierform vorliegende Dokumente können Sie einscannen, ggf. verändern und dann als Fax versenden.

Voraussetzung ist: 

  • Ein Scanner ist lokal an einen MS Windows-PC angeschlossen und die mitgelieferte Software wurde installiert.

  Prüfen Sie, ob der FAX MAPI Printer in der Software Ihres Scanners als Drucker eingerichtet ist. 

  Wenn nicht, richten Sie den Drucker ein. Fragen Sie dazu ggf. Ihren Administrator.

 

  Schicken Sie das Dokument beim Einscannen an den Drucker „FAX MAPI Printer“.

Das Dokument wird in eine Tiff-Seite umgewandelt. Das Sendefenster erscheint. Das Dokument ist als Attachment beigefügt und wird als Symbol Fax Image angezeigt. Wenn Sie hier eine Faxadresse eingeben, wird es als Fax versendet.

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