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FAQs: Public ShareFolder für Microsoft Outlook

Support / FAQ Nr. 31



Wie strukturiert man mit Public ShareFolder den zentraler Mailempfang und Versand über einen "Öffentlichen Ordner"?


Kurz vorweg, hierfür gibt es eine Lösung.
Microsoft Outlook versendet jedoch E-Mails immer über den lokalen Ordner. Es ist nicht möglich den "Öffentlichen Ordner" als Standard Ordner zu aktivieren und dies ist auch gut so.

Stellen Sie sich einmal vor, 10 Mitarbeiter verwenden alle eine "info@..." E-Mail Adresse. Sie können dann nicht wissen, wer was verschickt hat.

Sie können aber folgendes tun.
Am "Server" geben Sie alle E-Mail Adresse in Outlook ein, die zentral abgerufen werden sollen. Sofern Sie auch die E-Mail Konten der Mitarbeiter zentral abrufen wollen, geben Sie diese ebenfalls im zentralen Outlook ein.

Nun soll das zenzrale Outlook so eigestellt werden, dass am "Server" E-Mails nur abgeholt werden sollen. Hierzu müssen Sie die Übermittlungseinstellungen der E-Mail-Konten ändern.

Eien Webseite von Microsoft wo Sie diese Einstellungen finden, ist auf dieser Seite dokumentiert:
"Senden Empfangen Gruppen definieren"

Wenn Sie in Outlook auf den "Posteingang" gehen, finden Sie in den meisten Outlook Versionen einen Knopf "Senden/Empfangen". An diesem Knopf ist wiederum ein kleiner Pfeil an dem eine Liste aufgeht, unter anderem mit der Rubrik "

Senden-Empfangen-Gruppen definieren:

Wenn Sie hier druaf klicken erscheint nachfolgendes Dialogfenster:

Klicken Sie hier auf "Bearbeiten" und nachfolndes Dialogfenster erscheint:

Deaktivieren Sie hier das Feld "Nachrichten senden" in allen E-Mail-Konten, ausser dem Konto, das eventuell am Server genutzt werden soll. Dieser Benutzer soll ja mit seinem Konto senden können, der Benutzer soll am Server nur nicht mit den E-Mail Konten der anderen Benutzer senden können.

Auf den Client PCs machen Sie genau dasselbe, nur dass hier "Nachrichten Empfangen" deaktiviert wird, hingegen "Nachrichten senden" aktiviert bleibt. Nun können Sie über den Regel Assistenten am Server eingehende E-Mails in Unterordner automatisch verschieben.

Gesendete E-Mails von den Client PCs können Sie ebenfalls über den Regel Assistenten in Outlook in den "Öffentlichen Ordner" kopieren. Sie können natürlich auch jedem Benutzer einen eigenen Unterordner im Ordner "Gelöschte Objekte" anlegen, so dass Sie noch genau unterscheiden können, wer hat wem, wann was geschickt.

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