Public Categories für Outlook®

Benutzerdefinierte Kategorien in Outlook^® mit Public Categories im Netzwerk nutzen

Benutzerdefinierte Kategorien können in Microsoft^® Outlook^® mit Public Categories in einer gemeinsamen Kategorienliste im Netzwerk verwaltet werden. Eine Hauptkategorienliste wird mit Public Categories synchron für alle Mitarbeiter zur Verfügung gestellt. Zum effizienten Arbeiten mit Microsoft Outlook ist ein Import/Export von Kategorien, nicht mehr notwendig. Das Importieren/Exportieren von Kategorien in Outlook ist zudem gerade bei größeren Benutzergruppen ein Problem, wenn viel mit Outlook Kategorien gearbeitet wird.

Public Categories beantwortet die vielfach gestellte Frage: "Wie bekomme ich meine Kategorien in Outlook von einem Computer zu den anderen?"

Microsoft Outlook 2000 - 2003 speichert die sogenannte Hauptkategorienliste (Master Category List) für jeden Windows Benutzer in der Registry. Die Lösung war bislang, die Kategorien aus der Registry zu Exportieren und auf einem anderen PC wieder zu Importieren. Die vorhandene Hauptkategorienliste wird dabei überschrieben. Die Hauptkategorienliste ist in jeder Outlook Version an einem anderen Ort und in einem anderen Format gespeichert. Der Zugriff auf diese Kategorien ist somit erschwert und das Übertragen der Kategorien zwischen verschiedenen Outlook Versionen ist fast unmöglich.

Mit der Einführung von Outlook 2007 wurde die Möglichkeit des Zugriffs auf die Hauptkategorienliste weiter eingeschränkt. Ein Export, wie aus der Registry, ist nicht mehr möglich und somit bleibt nur das manuelle Eintragen der Kategorien in alle Outlooks.

Was kann Public Categories?

Public Categories erledigt für Sie die Pflege Ihrer Kategorien einfach, schnell und für alle Outlook Versionen. Das Programm ermöglicht es Ihnen, Ihre Kategorien zentral und direkt in Outlook zu administrieren. Sie brauchen nicht wie bisher die Einträge aus der Registry zu exportieren/importieren. Auch das händische Übertragen der Kategorien in jedes Outlook entfällt.

Nach der Installation von Public Categories können Sie Ihre vorhandenen Kategorien in Public Categories übernehmen. Sie werden dann in einem Ordner in Outlook direkt gespeichert. Den Platz wo die Hauptkategorienliste gespeichert wird, können Sie individuell selbst bestimmen.

Wenn Sie öffentliche Ordner von Public ShareFolder oder Microsoft Exchange Server verwenden, bietet es sich an die zentrale Kategorienliste von Public Categories in einem öffentlichen Ordner zu speichern, auf dem alle Benutzer Zugriff haben. Alle Benutzer können dann über Public Categories direkt auf die selbe Kategorienliste zugreifen.

Nachdem Public Categories eingerichtet ist, wird die gemeinsame Kategorienliste überwacht. Je nach Einstellung werden die lokalen Kategorien automatisch mit den zentralen Kategorien aktualisiert. Alternativ wird der Benutzer über die Änderung informiert und kann entscheiden, ob die Kategorien aktualisiert werden sollen.

Wenn Sie keinen öffentlichen Ordner haben, Outlook also als Einzelplatzlösung verwenden, die Kategorien aber dennoch komfortabel in andere Outlooks übertragen möchten, bietet Ihnen Public Categories eine einfache Lösung. Da die zentrale Kategorienliste von Public Categories in einer öffentlichen Nachricht gespeichert wird, können Sie diese über Outlook als *.msg Datei in das Dateisystem speichern. Diese Datei können Sie dann in ein anderes Outlook kopieren und dann über Public Categories die Kategorien importieren.

Wer benötigt Public Categories?

• Alle Outlook, Exchange oder Public ShareFolder Benutzer, die mit mehreren Benutzern gemeinsame Kontakte, Aufgaben, E-Mails und Termine in Outlook kategorisieren.

Vorteile von Public Categories

• Immer gleiche Kategorien für alle Benutzer und das Outlook versionsübergreifend
• Einfache und zentrale Administration der gemeinsamen Kategorienliste direkt in Outlook
• Die zentrale Kategorienliste kann über Public ShareFolder oder einem Exchange Server im ganzen Netzwerk erreichbar gemacht werden.
• Unterstützung der Kategoriefarben von Outlook 2007 und höher, dadurch sind die Farben von Kategorien unternehmensweit konsistent
• Speicherung der zentralen Kategorienliste in Klartext in einer öffentlichen Nachricht
• Einfache Sicherung der zentralen Kategorienliste, da die einzelne Nachricht gesichert werden kann und sie zusammen mit der PST Datei gesichert wird
• Die zentrale Kategorienliste kann von Administratoren direkt editiert werden

Demoversion / Preise:

Public Categories ist Shareware. Das bedeutet, Sie können die Software testen, bevor Sie das Programm kaufen.

In der Demoversion ist die Funktion, dass die Kategorien aus der zentralen Kategorienliste in Outlook übertragen werden, deaktiviert.

Demoversion herunterladen: Download

Public Categories: Preisliste

Kontakt/Support:

Für alle weiteren Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung:

SDMD GmbH, 21079 Hamburg, Deutschland: E-Mail: info@publicshareware.de

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